CIUDAD DE MÉXICO. Después de varios meses bajo home office, muchas empresas están regresando a las oficinas y gran parte lo está haciendo en un formato híbrido, es decir, bajo un modelo que combina el trabajo remoto y presencial.

De acuerdo con la Guía para Planear la Transición a un Modelo Híbrido de Trabajo, realizada por Manpower Group entre las empresas mexicanas, se prevé que para 2022 cerca de 33% de empleadores opten por ese modelo de trabajo debido a factores como un ahorro en 10% de gastos para las compañías.

En esta nueva dinámica, tanto las empresas como las personas que laboran en ellas, enfrentan nuevos retos de productividad y flexibilidad en tiempos.

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Elsi Flores, gerente regional comercial de ManpowerGroup, asegura que las empresas deberán enfocarse en los resultados que brinden las personas que trabajan y no en el tiempo que pasan en las empresas, de forma que el nuevo modelo sea funcional.

Por su parte, Cristina Menchaca, quien imparte la eClass de Dalia Empower, ¿Productiva u Ocupada?, afirma que es necesario cambiar la forma en la que se concibe la productividad, ya que ésta no depende de la cantidad de horas que se permanezca en el lugar de trabajo sino en cumplir las tareas asignadas.

“Tenemos que dejar atrás las ideas obsoletas de productividad y enfocarnos mejor en ser efectivos […] hacer mucho, no significa lograr mucho”, señala en su clase.

Ambas expertas mencionan algunos tips para lograr la productividad en el regreso a oficina bajo un modelo híbrido:

Conocer las políticas de trabajo

Flores indica que es necesario aclarar, previo al regreso a las oficinas, todas las dudas que surjan en torno a la nueva forma de trabajar, tales como los días exactos de asistencia, los protocolos sanitarios o posibles riesgos. De esta manera, se reducirá la incertidumbre bajo el nuevo contexto laboral, lo que permitirá concentrarse correctamente en las tareas asignadas.

Planificar las actividades

Menchaca ofrece un tip: destinar unos minutos todas las mañana a planificar las actividades del día para que se puedan priorizar, organizar y/o delegar. “No te lances a tu día sin haber hecho antes este ejercicio […] te va a tomar entre 10 y 12 minutos en tu día y esto te va a ahorrar hasta dos horas de tiempo productivo”, menciona.

Estas actividades de planificación se deben realizar también en plazos semanales y mensuales, pero se debe ser flexible para poder atender actividades inesperadas o crisis.

Un punto muy importante a planificar a partir de ahora, dice Flores, es el traslado entre la casa y la oficina, o a cualquier otro lugar que se deba acudir. Ese tiempo que antes se invertía en hacer preparativos domésticos antes de iniciar el home office, o incluso se convertía en una hora adicional de labores, ahora será destinado a transportarse.

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Utilizar la tecnología

Actualmente existen múltiples aplicaciones de teléfono que pueden ayudar a disminuir los tiempos de ejecución de las tareas, dice Menchaca. Por ejemplo, las que son útiles para calendarizar en redes sociales, para organizar el día a día o para a tomar notas, entre otras que igualmente ofrecen muchas ventajas. “Puedes apoyarte de aplicaciones y herramientas digitales como las aplicaciones de bancos, contratar servicios; todo aquello que te ayude”, menciona.

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Coordinar agendas con equipo de trabajo

A diferencia de la prepandemia, hoy el tiempo que se permanezca en oficina será menor y por ese motivo usarlo de modo estratégico es primordial, advierte Flores. Una manera de hacerlo es agendar las reuniones con otras personas y/o equipos los días que asistan a laborar a la oficina con el objetivo de que el encuentro presencial agilice la comunicación, la creación de ideas y soluciones, así como los acuerdos.

Además, las juntas deben limitarse a tratar los problemas centrales y evitar que se extiendan durante horas y se vuelvan improductivas. "Tener esas consideraciones en el tiempo que estemos dentro de las instalaciones; tener reuniones con grupos reducidos; evitar las reuniones largas de una hora o dos horas; llevar una agenda bastante coordinada y empatarla con la gente que debemos de ver en las instalaciones”, detalla.

Aun así, en algunos momento será necesario colaborar con un alguien que no se encuentre en oficina, por lo que se debe tener respeto de los tiempos de las personas. “Vamos a tener que organizarnos porque vamos a estar desde oficinas, interactuando con alguien en un modelo remoto […] estar empatando las agendas, tener empatía con los colegas que se están trasladando, con todo lo que implica estar trabajando de manera remota; me refiero a que estamos con familia o escuela algunos”, expresa.

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Hacer uso de técnicas de gestión del tiempo

Menchaca menciona en su eClass varias técnicas para hacer más eficiente el manejo del tiempo como Cómete al sapo o Regla de los dos minutos. Cómete al sapo consiste en hacer primero el ejercicio o la tarea más difícil, para después continuar con el resto del trabajo. De ese modo se evita la procrastinación y el estrés de saber que en algún momento se debe realizar dicha actividad.

La Regla de los dos minutos, como su nombre lo dice, consiste en hacer de inmediato las actividades que solo toman dos minutos o menos. Con ello, se evita agregarlas a la lista de pendientes.

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