CIUDAD DE MÉXICO. ¿Las sesiones de brainstorming con tu equipo son del tipo: Personas que escuchan pasivamente a un moderador que los invita a "pensar fuera de la caja" y los anima a participar porque "nunca hay malas ideas", pero esa participación es a menudo poco productiva y rara vez se concretan buenas y mejores ideas? Desperdician tiempo y energía.

Para ir más allá de una tradicional lluvia de ideas es preciso hacer preguntas y buenas preguntas, además de delinear una estructura a seguir durante las sesiones.

Kevin Coyne and Shawn Coyne, autores del libro Brainsteering: A Better Approach to Breakthrough Ideas y cofundadores y directores generales de Coyne Partnership, una firma de consultoría de estrategia boutique, proponen 7 pasos para lograrlo.

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El sitio web de la consultora McKinsey & Company adaptó una parte del libro de los Coyne y la publicó:

7 pasos para perfeccionar el brainstorming

1 Conoce cómo se toman las decisiones en tu organización

Por mucho que animes a las personas a pensar fuera de la caja y surjan buenas ideas, si los criterios, condiciones y recursos de la empresa no permiten realizarlas, será un exhorto totalmente inútil.

De modo que debes tener claras las limitaciones dentro de la organización y exponerlas ante las personas antes de arrancar una reunión. De ese modo habrá más probabilidades de contar con buenas ideas asequibles.

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2 Haz las preguntas correctas

Da estructura a la sesión a través de preguntas. Estas deben ser el detonante de la generación de ideas.

Las preguntas deben ser las correctas y esto quiere decir: 1) que deben obligar a sus participantes a adoptar una perspectiva nueva y desconocida; 2) que limiten el espacio conceptual que explorará su equipo, sin ser tan restrictivo que obligue a respuestas particulares o resultados.

Por ejemplo, una empresa de electrónica de consumo que busque desarrollar nuevos productos podría comenzar con preguntas como: ¿Cuál es el mayor problema evitable que enfrentan nuestros clientes? y ¿Quién usa nuestro producto de formas que nunca esperábamos?.

Los autores recomiendan plantear de 15 a 20 preguntas de este tipo para un taller de unas 20 personas y deberán ser debatidas en subgrupos en varias sesiones.

3 Elige a las personas adecuadas

Aunque parezca obvio, en realidad con mucha frecuencia se elige a las personas más por su prominencia en el organigrama que por su conocimiento específico. Elige, entonces, a personas que puedan responder las preguntas que está haciendo; que tienen conocimiento de primera mano.

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4 Integra subgrupos de discusión

En grupos pequeños de tres a cinco personas, generalmente casi todos participan por norma social. Pero en grupos más grandes tienden a permanecer callados.

Así que arma grupos pequeños y haz que se enfoquen durante media hora en una sola pregunta.

Además, identifica a quienes pueden sofocar ideas: jefes, expertos y protagonistas. Una vez hecho esto integra un grupo con ellos. El objetivo es que los separes de otros grupos para que las personas se sientan libres de expresarse.

Para hacer aun más productivas la sesiones y reducir tiempo, divide entro los subgrupos las 15 o preguntas que preparaste. Lleva demasiado tiempo que todos los subgrupos respondan todas las preguntas.

5 Prepara a tus participantes

Antes de integrar los subgrupos, orienta a tus participante para que tengan claras sus expectativas sobre lo que lograrán y no lograrán.

Prepáralos también para la probabilidad de que cuando un subgrupo ataca una pregunta, pueda generar solo dos o tres ideas valiosas. El avance puede parecer lento al principio, así que asegure a los participantes que al final del día, después de que todos los subgrupos se hayan reunido varias veces, no habrá escasez de buenas ideas.

Y finalmente, toma en cuenta algo muy importante: con seguridad, los primeros cinco minutos de la sesión de cualquier subgrupo podrían parecer una lluvia de ideas típica, pero conforme intentan mejorar las ideas superficiales y se ciñen a las preguntas asignadas, la sesión mejorará.

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6 No lleves a tu grupo a elegir las ideas ganadoras

Al final del día, tu equipo de 20 personas habrá generado colectivamente hasta 60 ideas. ¿Cómo elegir las ganadoras?

No todo el grupo debe seleccionarlas porque no todos los participantes contarán con el conocimiento ejecutivo hacer una inversión real. Y si los verdaderos tomadores de decisiones intervienen, la experiencia puede ser desmotivante para los participantes que vean anuladas sus ideas.

Los autores recomiendan que cada subgrupo reduzca en privado su propia lista de ideas a unas pocas, pero luego comparta todas las ideas principales con todo el grupo para motivar e inspirar a los participantes.

Hecho esto, cierra el taller con una explicación sobre qué pasos se tomarán para elegir las ideas ganadoras y cómo aprenderán sobre las decisiones finales.

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7 Realiza un seguimiento rápido

La selección de ideas y la ejecución deben darse tan pronto como sea posible, pero siempre bajo investigación e información correctas y suficientes.

"Las probabilidades de que una acción concreta resulte de un ejercicio de generación de ideas tienden a disminuir rápidamente a medida que pasa el tiempo y el impulso se desvanece", dicen los autores.

Debes, además, comunicar los resultados también rápidamente a todos los involucrados, incluso cuando una idea fue rechazada. Con ello, los participantes se pueden sentir motivados a seguir participando en futuras dinámicas y a producir mejores ideas la próxima vez.