Ya son más de 100 días desde que empezaron las clases a distancia y muchos negocios cerraron sus instalaciones y enviaron a sus colaboradores a trabajar vía remota. Y aunque hoy las restricciones por la cuarentena han empezado a disminuir, muchas empresas y personas seguirán trabajando desde casa con la intención de minimizar el riesgo de contagio.

Hoy es un buen momento para revisar tus prácticas de home office, pensando en maximizar tu productividad. Probablemente la rutina con la que iniciaste la cuarentena ha ido evolucionando y en algunos casos desvirtuándose, lo que quizá te ha ocasionado desgaste, baja productividad o conflictos en casa.

Tal vez hay algunos hábitos que adquiriste que se podían mantener por unas semanas, pero si los mantienes por varios meses, pueden empezar a causarte daño..

Es por esto que te comparto seis buenas prácticas para hacer home office de manera productiva, sin descuidar tu bienestar personal y familiar. Piensa que estamos en un maratón y no en un sprint.

1 Revisa tu espacio físico, herramientas y recursos de trabajo

• Espacio físico. Procura que el lugar que has asignado en casa para trabajar, te permita la mayor concentración y que de preferencia haya una ventana con luz natural para que seas más productivo. Utiliza mobiliario ergonómico. Mantén tu escritorio limpio y busca tener algunos objetos que te inspiren, como plantas, cuadros o incluso un vision board donde a través de imágenes y frases, plasmes la visión que te motiva a trabajar día a día.
• Debido a que gran parte de tu comunicación será por videollamada, cuida que el back que se vea en pantalla esté arreglado y con un “look & feel” alineado con tu estilo profesional.
• Recursos y herramientas: Asegúrate que tienes los artículos y herramientas necesarias para seguir trabajando desde casa. Elementos de software (Zoom, Skype, Office 360) y hardware (monitor, teclado, audífonos con micrófono, impresora), así como una buena señal de internet, y de ser necesario un amplificador de señal. Conoce bien el sistema de rembolso por parte de tu empresa para cubrir los consumibles que vayas necesitando

2 Cuida tu salud integral con la rutina H.A.C.E.S.

Si no estás sano y con energía, difícilmente serás productivo. Sigue la rutina H.A.C.E.S. para mantener tu salud:

• Hidratar: consume dos litros de agua al día.
• Actividad física: mide tus pasos y procura alcanzar al menos 5,000 al día. De forma adicional realiza algún tipo de ejercicio por 30 minutos diarios. El sedentarismo aumenta considerablemente al estar más tiempo en casa.
• Comida: mantén horarios regulares y consume alimentos bajos en azúcares y grasas
• Espiritual: realiza alguna práctica de introspección como rezar, meditar, escribir, etcétera. Aquella que encuentres adecuada para poder relajarte y conectar contigo mismo
• Sueño: duerme entre siete y nueve horas al día y mantén un horario regular de descanso.

3 Rediseña la dinámica en casa

Cuando todos creíamos haber dominado el balance entre la vida familiar y nuestra vida profesional llega la cuarentena por COVID-19, la cual nos obligó a replantear nuestras dinámicas familiares.

Y hoy, el hecho de que aún no hay una fecha definida para el regreso presencial a clases, suma estrés principalmente a las familias que tienen menores de edad.

Algunos tips que pueden funcionar son:

a) Decide si es necesario involucrar a un tercero que cuide a tus hijos en casa mientras tú trabajas o si te apoyarás de algún familiar algunos días de la semana. Evalúa el bienestar contra el riesgo y toma la decisión más adecuada para ti y tu familia.

b) Si van a cuidar a los menores los mismos adultos que viven en casa, establezcan turnos profesionales y familiares, de manera que cada uno de ustedes tenga al menos dos bloques de dos horas con total enfoque en el trabajo sin interrupciones.

c) Da atención dedicada a tus hijos cada vez que puedas durante el día. Tu atención sin interrupciones bajará su ansiedad y sentirán tu compañía.

d) Crea una lista de actividades que puedan realizar tus hijos solos de acuerdo a su edad. Identifica aquellas que logren su concentración y planea tus llamadas y principales actividades laborales durante este tiempo. Procura incluir una hora de actividad física al día para ellos.

e) Definan como familia cuáles serán sus nuevas formas de entretenimiento y diversión dentro y fuera de casa, así como con quién irán abriendo su círculo de interacción y los riesgos que esto conlleva.

4 Optimiza tu tiempo para cubrir tus necesidades personales y profesionales

Construye una agenda diaria y semanal para ser productivo, cumplir tus prioridades y mantener un buen nivel de energía. Para ello, considera lo siguiente:

a) Define tus prioridades de la semana y agenda las actividades de cada día asegurándote de que se cumplan. Ten expectativas realistas porque el progresar te mantendrá motivado. Deja espacio para lo inesperado.

b) Mantén una lista de objetivos logrados y compártela con tus superiores cada semana. Cuando trabajas desde casa, lo que se mide son resultados y que mantengas enfoque en las prioridades del negocio.

c) Construye una agenda integral, considerando los compromisos laborales, necesidades y acuerdos familiares, así como necesidades de casa. Identifica momentos críticos donde necesites alta concentración para que tengas el apoyo de tu familia.

d) Agenda bloques de tiempo de 90 a 120 minutos y en las pausas muévete físicamente. Descansa la mente y cuerpo haciendo algo distinto (llamada a un amigo, ver 30 minutos de tu serie favorita, regar las plantas, etcétera)

e) Ten una lista de placeres o gustos, y procura tener una actividad placentera al día.

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5 Alinea expectativas profesionales y ajusta los acuerdos sobre el manejo de tiempo

a) Habla con tu jefe y definan si tu posición puede mantenerse 100% remota, híbrida remota o trabajo presencial. Si tienes alguna condición que comprometa tu inmunidad, haz un plan para mantener tu posición remota y así proteger tu salud. Si eres líder de un equipo, haz este ejercicio con cada persona considerando la naturaleza de la posición. Si seguir remotamente disminuye el valor o productividad de forma considerable, entonces hay que buscar alternativas híbridas o presenciales de trabajo.

b) Confirma qué parte de tu trabajo será por logro de objetivos y cuál por expectativa de horas trabajadas, así como la evidencia que requieren. Esto es importante para que cuando llegue el periodo de evaluación de desempeño haya claridad en los factores a cumplir.

c) Confirma límites entre casa y trabajo. En varias empresas este límite se ha ido borrando y se asume que al no poder salir de casa, entonces están disponibles para trabajar a cualquier hora. Renueva este acuerdo con tu jefe y equipo de trabajo definiendo el horario para estar conectado, el horario para estar disponible y cuál horario es para uso personal.

d) Aunque la flexibilidad es un valor importante cuando se hace home office, el derrame constante del trabajo a los tiempos libres acabará ocasionando un burn out y tensión en casa importantes.

6 ¡No te aísles! Conecta con otras personas y alimenta tu red de contactos

• Asegúrate de tener tus redes sociales al día, alineadas y activas. LinkedIn es la plataforma por excelencia para hacer conexión entre profesionales. Facebook puede ser una gran herramienta para estar en contacto con amigos y grupos de emprendedores. Instagram también puede ser un buen canal para crear comunidad. Al ser una red puramente visual se le da mucha importancia a la calidad del contenido. Y Whatsapp puede ser un canal rápido y efectivo con personas más cercanas a nosotros.

• Cuando tengas reuniones virtuales, asegúrate de participar en las llamadas para que seas escuchado y estés presente.

• Crea videos cortos donde mandes mensajes al equipo para informarles temas importantes o motivarlo a la acción.

• Promueve interacción social semanal con un almuerzo por video y mantengan un chat abierto para comunicación informal que alimente el sentido de pertenencia y compañerismo.

Aún hay poca claridad de cuánto tiempo más tendremos que trabajar en estas condiciones, por lo que es muy conveniente que revises tu rutina de home office. Las empresas, además, deben diseñar una política formal.

Tu productividad, energía familiar y tu bienestar son piezas clave para seguir avanzando en estos difíciles tiempos.