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7 estrategias para manejar tu tiempo y ser productiva


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Foto: Annette Allen/Pixabay

Con estas dinámicas que sugiere la consultora y speaker Viviana Alcocer, puedes acercarte a tus objetivos de vida.

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El hecho de que todos vamos a morir nos obliga a reflexionar que nuestro tiempo es limitado. Tiempo, dinero, energía, son tres de los grandes recursos que tenemos en nuestra vida.

Todos los seres humanos tenemos 24 horas en el día y hasta el día de hoy, no se ha inventado una máquina del tiempo que cree más horas. Por lo tanto es de suma importancia que usemos nuestro tiempo de forma intencional, alineado con lo que más nos importa, para hacer actividades relevantes que nos acerquen a los objetivos más importantes de nuestra vida.

Por lo tanto, me gustaría compartirte siete estrategias para aprovechar mejor tu tiempo:

1 Define tus prioridades

Tener siempre presente que el tiempo es un recurso limitado no renovable, te puede motivar a tener claridad en qué quieres lograr, qué impacto quieres tener y qué es significativo para ti.

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Traza el “mapa” de objetivos y actividades integrales para tu vida, desarrollando tu Plan de Vida en las siguientes áreas:

  • Relaciones: contigo mismo (mente, cuerpo y alma), pareja, familia y amigos.
  • Recursos: dinero y tiempo.
  • Contribución: carrera profesional/trabajo y contribución a la sociedad.
  • Renovación: hogar y entretenimiento (diversión).

Define tu sueño de vida considerando estas áreas. De acuerdo a tu status actual, establece objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Este ejercicio te ayudará a maximizar el uso de tu tiempo, invirtiéndolo en actividades de impacto que te acerquen a tu ideal de vida, dándole sentido a tu día a día. Recuerda que quien no sabe a dónde quiere ir, termina donde no quiere estar.

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2 Enfócate y acércate a tus objetivos de vida

Ya que desarrollaste tu plan de vida y tus objetivos, ahora es momento de bajarlo a actividades y ejecutarlas. Puedes tener objetivos anuales, los cuales rompas en varias partes de manera trimestral y mensual, para que al final los aterrices (tus objetivos) en actividades semanales y diarias.

Planear por semana puede ser muy efectivo, considerando que gran parte de nuestra vida pasa semanalmente (clases, fin de semana, trabajo, etc.).

Laura Vanderkam, autora del libro 168 hours, nos invita a ver la semana en horas (168 horas) y no en días (siete días). Este acercamiento al tiempo nos ayuda a ser más flexibles y evitar los extremos de todo o nada.

Para la planeación diaria, define de 1 a 3 actividades más importantes por día. Estas deben ser relevantes para lograr tus objetivos.

Procura empezar tu día haciendo lo más importante, por si surge algún contratiempo durante el día, que no arruine tus actividades más importantes. Las actividades con menos importancia, agrúpalas y evita realizarlas durante tu momento más productivo del día.

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3 Documenta cómo usas tu tiempo y descubre tus propios mitos

Durante una semana, registra tus actividades cada 30 minutos. Esto te ayudará a conseguir evidencia y comprobar si algunas ideas que te repites a ti mismo son verdad o son un mito. Creencias como “no tengo tiempo para hacer ejercicio”, “nunca veo a mis hijos”, “trabajo todo el día” o “no tengo tiempo para mí”.

Esta es la mejor manera de descubrir en dónde estás invirtiendo tu tiempo y si estás cayendo en algunas trampas como tiempo de pantalla en exceso.

También te ayudará a identificar actividades que consumen gran parte de tu tiempo y que puedes delegar a otra persona (por ejemplo: limpieza de casa, arreglo del coche, diseño de brochures o manejo de redes sociales de tu negocio).

Otro hallazgo que tendrás, es saber cuántas horas trabajas realmente. La mayoría de las personas piensa que trabaja más horas de lo que realmente ocurre. En promedio una persona con un trabajo de tiempo completo trabaja cerca de 35 horas… por lo que si a las 168 horas que tiene una semana le restamos estas 35 horas, nos damos cuenta que tenemos suficiente tiempo para dormir, divertirnos, estar con la familia y cuidar de nosotros mismos en este tiempo.

Aunque el ejercicio puede parecer tedioso, te dará información muy valiosa para conocer tu estado actual y tomar decisiones para maximizar tu tiempo.

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4 Planea tu semana de manera productiva e integral

Para tener un desarrollo integral, será necesario que establezcas objetivos en estas cuatro categorías: relaciones, carrera, entretenimiento, cuidado personal. Procura planear tu semana entre viernes y sábado, agregando a tu calendario las actividades que decidas. Durante la semana procura revisar los siguientes tres días para ver si debes hacer algún ajuste.

Despertarte temprano puede ser una gran solución para incluir actividades de cuidado personal (como hacer ejercicio y meditar) que a lo largo del día es más complicado que encuentres el tiempo.

Otra estrategia si tu trabajo es muy demandante, es dividir tu jornada laboral en dos, teniendo una pausa en la tarde, para estar presente en actividades familiares o de desarrollo personal, para luego retomar tu trabajo por un par de horas más en la noche. Ser flexible y creativo puede ayudarte diseñar un día a día más integral, donde incluyas actividades en las cuatro categorías antes mencionadas.

Acerca de aquellas actividades que son pequeñas pero necesarias, Julie Morgernstern, autora y experta en organización, sugiere agendar dos bloques de tiempo a la semana para sacar aquellos pendientes que constantemente vamos dejando atrás por otras prioridades.

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5 Limita el tiempo pantalla

Cuando documentes tu tiempo, dedica especial atención a registrar cuánto tiempo dedicas al uso de pantallas y con qué fin (investigación, redes sociales, email, shopping, etc).

Esto incluye tanto internet y redes sociales como streaming. Este tiempo de ocio puede salirse fácilmente de control y absorber varias horas de nuestro día. Por lo que disminuir este tiempo pantalla, puede regalarte varias horas al día para hacer actividades relevantes como cuidar de ti mismo, cuidar a tu familia, estudiar, dormir, etcétera.

6 Planea tu tiempo libre

Aprovecha tu tiempo libre para renovar tu energía, despejar tu mente, crear aventuras familiares y estrechar lazos con personas que estimas.

Julie Morgernstern sugiere incluir tres tipos de actividades que llama Pep (por sus siglas en ingles):

  • Salud física (physical health): Cualquier actividad que te ayude a restaurar tu cuerpo.
  • Escapadas (escapes): Hobbies que te ayudan a relajarte y distraerte.
  • Personas (people): Con quien disfrutas pasar tiempo juntos.

Cuando planees tu fin de semana, Laura Vanderkam sugiere tener tres “actividades ancla”, una el sábado en la mañana, otra el sábado en la tarde y una en domingo. De esta manera, aprovecharás tu tiempo planeando actividades memorables sin saturar el fin de semana.

7 Evalúa qué actividades puedes delegar a otros

Identifica aquellas actividades que te liberen tiempo para hacer cosas relevantes que disfrutes. Tanto en casa como en el trabajo, piensa que hay muchas opciones para delegar actividades ya sea a otras personas de la familia, a alguien de tu equipo o contratar a alguien.

En muchas ocasiones evitamos a toda costa gastar dinero sin considerar que el tiempo que invertimos nos cuesta más que lo que nos ahorramos. Nuestro tiempo no es renovable y podríamos usarlo en algo que nos reditúe financieramente más dinero.

El uso adecuado de tu tiempo impactará de manera positiva todas las áreas de tu vida, ayudándote a conseguir tus metas y vivir en plenitud. Haz del tiempo tu aliado y no tu enemigo, y adopta aquellas estrategias que te aporten más beneficios como productividad, organización y tranquilidad.


Viviana Alcocer


Viviana Alcocer es ejecutiva internacional, consultora y speaker apasionada por el desarrollo integral, especializada en healthcare, liderazgo, estrategia, marketing y ventas.

Es licenciada en Administración con especialidad en Finanzas por el ITAM. Cuenta con una maestría en Marketing por EADA Business School (Barcelona España); una especialidad en Alta Dirección por el IPADE y otra especialidad en Marketing Digital por Escuela de Internet (en curso).

Tiene certificaciones en disciplinas como: Design Thinking (IDEO University), Capacitación (ASTD), Coaching (Insight Privilege), Profesora de Yoga (Kripalu) y Personal Branding (Universidad de Virginia en curso).

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