Infernal cierre de año

Estamos cerrando el año y en muchas ocasiones esto significa caos. Las pequeñas cosas que se fueron acumulando debajo del tapete nos golpean la cara y nos pasan la factura. Al mismo tiempo tenemos que hacer reportes de entrega, cerrar contabilidad, hacer los últimos ajustes a la planeación del próximo año y nuestra cabeza ya está pensando en las fiestas decembrinas. Y aún así, como por obra del espíritu santo, las cosas salen.

Es válido preguntarnos. ¿Por qué dejamos todo hasta el final? y ¿cuáles son las ventajas y desventajas de trabajar bajo presión? Esta es mi teoría:

Cuando sabemos que tenemos tiempo nuestro lado perfeccionista se da rienda suelta y podemos analizar con toda precisión la forma para que las cosas sucedan como deben. Iniciamos los procesos al pie de la letra. Nos aseguramos de documentarnos, platicar con todas las partes involucradas y justificar nuestro trabajo a prueba de balas.

Pero en este recorrido nos vamos encontrando con un millón de otras cosas maravillosas que llaman nuestra atención y poco a poco nos desvían por otros caminos. El riesgo de que la perfección se convierta en procrastinación es grande,  y esto es muy peligroso si el objetivo y los tiempos no están claramente definidos. De esta manera, se van acumulando poco a poco proyectos o propuestas que nunca llegaron a término, y cuando tenemos que entregar cuentas al final del año, recordamos todas esas grandes ideas que dejamos a medias y que de alguna u otra forma debemos revivir o matar de una vez por todas.

Este costal suele estar lleno de proyectos importantes que nunca llegaron a ser urgentes. Por ejemplo: actualizar las bases de datos, revisar procesos, dar seguimiento post-venta o tal vez nuestras propuestas para mejorar el área. Muchas veces, las cosas que dejamos de lado son las que tendrían el potencial de posicionarnos mejor con nuestros clientes o jefes.

Mientras tanto, cuando trabajamos bajo presión, la perfección no tiene cabida. El tiempo es tan corto para sacar tantas cosas, que nuestra cabeza entra en modo resolución de problemas. Entonces olvidamos los procesos, la investigación exhaustiva y usualmente también las formas de pedir las cosas; lo que suele ocasionar molestias o malos entendidos entre las personas del equipo o con los clientes.

equipo enfocado

Sin embargo, este modo de trabajo nos permite resolver aquello que de otra manera se quedarían en el tintero. De pronto nos encontramos haciendo lo imposible y explotando nuestra creatividad para encontrar soluciones y no enredos. La falta de tiempo nos obliga a enfocarnos y dejar de lado toda posible distracción que podría sacarnos del camino y nos orilla a establecer vínculos con personas distintas que nos pueden ayudar a acortar camino para salir airosos del problema en cuestión.

Esta forma de trabajar tiene ventajas y desventajas. Así como puede ser la única esperanza de que un proyecto vea la luz, también puede poner en riesgo la calidad del resultado y provocar retrabajo que bien se podría evitar. Para aprovechar lo mejor de ambos mundos (el trabajo planeado y el trabajo bajo presión) es importante reparar en las lecciones que las dos tienen para enseñarnos.

– La planeación es fundamental, incluso si no se puede seguir al pie de la letra.Con ella podrás establecer la ruta ideal y te indicará cuáles son los procesos necesarios para que el resultado responda a los estándares de calidad establecidos.

– El plan ideal permite identificar cuáles son los procesos básicos mínimos que no pueden faltar, aún si el tiempo apremia

– Es importante identificar las fortalezas del equipo, de manera que cuando hay una emergencia, integrar al equipo ideal será más fácil y se acortará la curva de aprendizaje.

– Abrir espacios de feedback es fundamental, sobre todo si se trabaja bajo presión. Estos encuentros permiten anticipar problemas emergentes, limar asperezas entre los miembros del equipo y mejorar los procesos, aunque sean apresurados.

– Tener sesiones de debriefing una vez terminado el proyecto es una excelente manera de aprender de la experiencia y poder mapear los puntos débiles o las formas en las que se puede evitar el estrés del trabajo bajo presión.

Es seguro que llegará algún momento en el que tendremos que entregar cosas urgentes, pero esto no quiere decir que esa sea la regla. Si tienes la percepción de que cada proyecto es un pequeño drama en el que los costos son cada vez más altos y se ven reflejados en lacalidad del servicio, en la salud de tu equipo o en la relación con los clientes, ¡haz un alto en el camino! Detente a pensar qué puedes hacer para proteger a tu equipo, sin arriesgar las necesidades de tu cliente. En ocasiones, es mejor frenar en seco y replantear el proyecto que seguir a 1000 por hora, dirigidos hacia el precipicio.

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